デスクで書類雪崩、おこしていませんか？
こんにちは、日和見フィヨルドです。
今日は、ミニマリズムに通ずるところのお話しです。
デスク周り、みなさんどうされていますか？
デスク例
- 書類整理ができず、書類の山に埋もれているデスク
- お菓子だらけのデスク
- 過去の記念品に覆われたデスク
- 定期的に書類の雪崩が発生する災害デスク
など
デスク周りに悩みをもつ社会人の方多いのではないでしょうか？
さらに、最近では、リモートワークも導入も進んでいます。仕事の書類などが家族の生活スペースにまで侵食してしまい、反感をかうなんてこともあるのではないでしょうか？
デスク周りはちょっとしたコツで生産性を急上昇させることが可能です。
社会人にとって、生産性を上げることは非常に重要です。仕事の成果物のクオリティに直結しますからね。
もしまだ、自分にとって最適な仕事術が見つけられていない人がいたら、働き方というソフト面からではなく、デスク周りというハード面からのアプローチを試してみてはいかがでしょうか？
デスク周りでの鉄則はたった１つ
机の上にモノは置かない
”机の上にモノは置かない”
たったこれだけです。
そもそも机の上は、ワークスペースです。
書類や文房具などの仕事道具を置くスペースではありません。
仕事道具は引き出しに入れましょう！
引き出しに入らない程、たくさんある場合、減らしましょう。引き出しに入る分だけ、手元に置いておきます。
机の上にあるのは、常に作業中に必要なモノだけ。
デスクが物置になっている場合、すべてのものを一旦片付けましょう。
まっさらな状態にするんです。
余計なものがない快適さを実感するはずです。
気持ちもスッキリとリセットすることができますよ。
【効果】視覚のノイズを消せる
人は見ようとおもっていなくても、視界に入っているものが気になってしまう生き物です。いまやらないといけないことがあるのに、ほかの書類が目に入り気になって仕方がなくなってしまった。
そんな経験が誰しもあるのではないでしょうか？
マルチタスクという仕事のやり方があります。
複数の作業を同時にもしくは短期間に並行して切り替えながら実行することです。
一見、とてつもない生産性を上げそうな仕事のやり方ですが、一旦忘れましょう。
人は結局のところ、一度に１つのことしかできない。
この前提に立って、考えるとものごとをシンプル化できます。
そのため、いま取り掛かろうとしている１つの仕事に関わるもの以外を視界から取り除きましょう。
そうすることで、見えているものだけに集中することができます。
Step 1. 日々使うモノを選抜する
私達の身の回りのモノは、”日々使うモノ”と、”たまにしか使わないモノ”に分けられます。
日々使うモノのみ手元に置き、
たまにしか使わないモノは保管する、
これが整理整頓の基本中の基本です。
そして、”日々使うモノ”と”たまにしか使わないモノ”は、混ぜるな危険です。
一緒に混ぜてしまうと、いま使いたいモノを探す手間に加えて、選ぶ手間も必要になります。
探す・選ぶの手間は、確実にタイムロスとなります。余分なモノがなければ、必要なモノにすぐアクセスでき、作業も中断されずにスムーズに進めることができます。作業スピードを落とさず一定に保てることで生産性の維持を得られます。
また、このとき絶対に使わないモノが出てくるはずです。それは容赦なく捨てましょう！
それはただのゴミです。
みなさんにとって、日々使うモノはなんですか？
Step 2. デスクの専用化
Step 1.でデスクの上のモノを極限まで減らすことができたのではないでしょうか？
次は、配置です！
モノの配置は、いつも自分が向く方向など、クセになっている動きをふまえて配置すると動線的なロスがなくなります。
つまり、あなた専用のデスクにするんです。
モノの配置と言いましたが、ここではPCの配置と必要最低限の周辺機器と捉えてください。
モニターの位置、マウスの位置、キーボードの位置
あなたが一番力を発揮できる配置を決めてしまいましょう！
ここまで進めると、
何も置かれていないデスク、
そして、PCの配置、
固まったのではないでしょうか？
Step 3. たまにしか使わないものを収納する
Step 2.までで、デスクの上は片付きました。
そう、デスクの上は。
ですが、デスクの上からどかした文房具・書類など、まだ残っているはずです。
まず前提ですが、文房具・書類どちらも自分自身の引き出しに収納できる範囲でしか所有してはいけません。
どうでしょうか？
全て収まりましたか？
もし収まらないのであれば、
モノを減らしましょう。
Step 1.でたまにしか使わないモノに分類したものの、よくよく考えれば不要だなって、考え直したら、それは処分しましょう。
書類が多い方は、その書類データ化できませんか？
データ化すれば、物理的な重量がなくなります。
ハードコピーで保管が必要な書類は、よっぽど原本であることの価値が大きいもののみです。
余談
私は業務で輸送をかじったことがあります。
紙ほど重いものはありません！
本をぎちぎちに詰めたダンボール、たぶん持てないと思いますよ。
コピー用紙数枚の書類でも積み重なれば、とんでもない重さになります。
持ち物が重くて良かったって、ほぼないです。（筋トレグッズくらいですか？）
せっかく現代はスキャン技術が発達しているのだから、なるべく軽くしましょう！
Step 4. モノに住所をわりふる
Step 3.まで実行できれば、いまその状態があなたにとっても最適なデスク環境です。
このことは忘れないでください。
そして、収納したモノを使う度に、元の定位置に戻せるように、モノそれぞれに住所を割り当てます。
例えば
- 蛍光ペンは一番上の引き出しの一番手前
- ハサミは中段の引き出しの右奥
- インボイスは一番下の引き出しのファイルの中
など
モノに住所をわりふると何がいいか？
それは、探しものがなくなるのと、整理整頓の習慣化になることです。
「あれ？これどこにしまったんだっけ？」
「これって、どこにしまったらいいんだろう」
これらの迷いがなくなります。
デスク周りがキレイな人に、仕事ができない人はいない
これは私の感想なのですが、いままで一緒に仕事してきた方々で、デスクがキレイな人はみんな仕事ができる人達でした。
そして、そんな方々に新人のときインタビューしたら、デスクの上にモノは置かないってみなさん言うんですよね。
理由
- 少しでもワークスペースを広く確保したいから。
- デスクに余白を設けることで思考がしやすくなる。
- モノがないと、今集中すべきことからの脱線がない。
など
なるほど、仕事スペースをきっちりコントロールできる人は、業務の進捗把握や思考の整理もスマートなのかもしれません。
もし、仕事の生産性や集中力や書類の雪崩に、悩んでいる人がいれば、参考にしていただけると嬉しいです。
さあ、選択しましょう！